08.09.2020; Група 48; 14.09.2020. Група 2Р.

30.03.2020; Група 2Р

Урок 79-80 . 

ТЕМА:  Поняття про інвентаризацію.

ПЛАН:

1. Сутність і види інвентаризації.

2. Порядок проведення інвентаризації товарів і тари.

3. Інвентаризаційні різниці та їх узгодження.

4. Документальне відображення результатів проведення інвентаризації.

1. Сутність і види інвентаризації.

Інвентаризація – це перевірка фактичної наявності з наступною оцінкою стану об’єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак ).

Кількість інвентаризацій в звітному році і строки їх проведення, згідно з Законом   "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" встановлюються власником (керівником) самостійно, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме:

· при передачі майна державних підприємств в оренду, його приватизації і корпоратизації, а також при перетворенні державного або муніципального підприємства;

· перед проведенням господарських операцій, пов'язаних з реструктуризацією суб'єктів господарювання;

·      при ліквідації підприємства;

·   у разі пожежі, стихійного лиха чи аварії техногенного характеру, або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

·    у випадках зміни керівника колективу (бригади) при колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади) більше половини її членів, а також за письмовим зверненням (вимогою) хоча б одного із членів колективу (бригади);

·  по тих товарно-матеріальних цінностях,  по яких відмовлено постачальником в задоволенні претензій на їх недовантаження або по яких отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

·    при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

·        за приписом судово-слідчих органів;

·        при продажу необоротних активів;

·        при проведенні переоцінки;

·        перед складанням річного бухгалтерського звіту;

·        при зміні керівника підприємства.

Основними принципами, яких слід дотримуватися при проведенні інвентаризацій є: раптовість, співставленість, плановість і своєчасність, точність, об'єктивність, безперервність, повнота охоплення об'єктів, ефективність, оперативність, економічність, гласність, виховний вплив, оцінка результатів, дотримання матеріальної відповідальності, обов'язковість, документальне відображення результатів інвентаризації, доцільність.

Класифікація інвентаризацій проводиться за багатьма ознаками, основними з яких є наступні:

•   за обсягом охоплення об'єктів;

•   за способом проведення;

•   за характером проведення;

•   за способом обстеження елементів об'єкту.

За обсягом охоплення об'єктів інвентаризація поділяється на повну і часткову. Повна інвентаризація проводиться за всіма об'єктами бухгалтерського обліку, що знаходяться на балансі і які можна проінвентаризувати, в тому числі за об'єктами, що прийняті на відповідальне зберігання, в переробку. Часткова інвентаризація охоплює окремі види майна або все майно, що знаходиться в підзвіті конкретної матеріально відповідальної особи (бригади).

За характером проведення і рядом питань, що вирішуються, інвентаризації поділяються на планові, необхідні і контрольні.

Планові інвентаризації проводяться в чітко встановлені строки у відповідності з розробленим планом, який затверджується керівником підприємства і повинен бути доповненням до облікової політики підприємства.

Необхідна інвентаризація проводиться за ініціативою зовнішніх органів контролю в процесі проведення ревізії виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємств, аудиторської перевірки, судово-бухгалтерської експертизи за сигналами про зловживання матеріально відповідальних осіб, при зміні матеріально відповідальних осіб, у інших випадках, час настання яких неможливо передбачити, а саме: після стихійного лиха, при сезонних переоцінках цінностей, товарів, за письмовою заявою будь-кого із членів бригади, а також при корпоратизації, приватизації, реорганізації, ліквідації.

За способом проведення інвентаризації поділяються на суцільні і несуцільні.

Суцільна інвентаризація передбачає перевірку всіх без винятку цінностей, що знаходяться в підзвіті тієї чи іншої матеріально відповідальної особи або однієї бригади.

Несуцільна інвентаризація охоплює перевіркою лише деякі цінності у певної матеріально відповідальної особа. Таку інвентаризацію порівняно легко організувати у будь-який час без припинення роботи підприємства. 

2. Порядок проведення інвентаризації товарів і тари

Інвентаризація товарів і тари на складах торговельного підприємства проводиться для перевірки їх наявності і стану. При цьому виявляється відповідність фактичної наявності товарів і тари залишкам за даними бухгалтерського обліку на момент проведення інвентаризації. Крім забезпечення збереження цінностей і перевірки правильності організації матеріальної відповідальності проведення інвентаризації дозволяє: перевірити реальність відображення облікових даних по товарах і тарі в балансі; виявити невикористані товари, товари, що залежалися, застарілі фасони і моделі, а також ті, що частково втратили свої споживчі властивості; перевірити дотримання лімітів та виявити понаднормативні запаси і ті товарні запаси, що не використовуються; вивчити товарні запаси по асортименту.

Для безпосереднього проведення інвентаризації керівником (власником) підприємства створюється постійна інвентаризаційна комісія. На підприємстві, що має відділи (секції), а також комори (підсобні приміщення), постійна комісія створює робочі інвентаризаційні комісії по кожному відділу, секції, коморі. Персональний склад робочих комісій затверджується наказом керівника підприємства. Якщо інвентаризація проводиться за ініціативою ревізора, то ним же формується склад комісії. До складу робочих комісій входять: представник керівника підприємства, що призначає інвентаризацію (голова комісії), спеціалісти (товарознавці, технологи, економісти, бухгалтери). У випадках, коли інвентаризація проводиться без бригадира, а також після крадіжок та пограбувань до складу комісії включають представника відділу торгівлі, представника сторонньої організації, уповноваженого місцевих виконавчих органів.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника. В наказі встановлюється строк початку та закінчення проведення інвентаризації, реєструється бухгалтером в книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації. Наказ надається робочій комісії перед початком інвентаризації разом з контрольним пломбіром, що видається голові комісії.

Інвентаризація товарів і тари проводиться робочою комісією раптово без попереджень при обов'язковій участі матеріально відповідальних осіб.

Перед безпосереднім "зняттям залишків" інвентаризаційна комісія повинна оглянути приміщення та переконатися в тому, що проникнення до нього є можливим лише через єдиний вхід. Якщо в приміщенні є шафи, сейфи, їх слід перевірити та переконатись в тому, що МВО нічого не приховує від інвентаризаційної комісії. Також обов'язковим є отримання від МВО всіх останніх прибуткових і видаткових документів з наступним одержанням розписок про те, що на момент проведення інвентаризації всі документи по оприбуткуванню і витрачанню цінностей передані до бухгалтерії та в складському приміщенні немає неоприбуткованих цінностей і таких, що були раніше списані.

Одержаний звіт перевіряється головою комісії, візується кожний документ, після чого передається до бухгалтерії. Перед "зняттям залишків" бажано призупинити операції по надходженню і вибуттю товарів. Якщо цього неможливо уникнути, ці операції здійснюються комісійно, щоб запобігти можливим спробам скоєння зловживань (приховування лишків та нестач).

Інвентаризація товарів і тари проводитися в порядку їх розміщення в приміщенні. Під час її проведення не можна допускати безладного переходу від одного товару до іншого, оскільки при цьому можна один і той же товар записати двічі або пропустити. Тому товари слід попередньо розсортувати і навпроти кожної партії повісити ярлик з детальними відомостями щодо якості та кількості.

Для визначення фактичної наявності товарів, затарених в тару, застосовуються такі органолептичні прийоми:

•   перерахунок та зважування для контролю ваги, що зазначена на тарі;

•   для незатарених товарів (яловичини туші, ковбасні вироби, риба копчена тощо) - зважування;

•   для товарів, що зберігаються навалом та вимірюються на вагу (овочі) - обміром з подальшим розрахунком ваги;

•   для товарів, що обліковуються у одиницях обсягу (пиломатеріали), - обміром.

Всі дії по визначенню фактичної наявності товарів повинні відбуватись за обов'язковою участю всіх членів інвентаризаційної комісії.

Дані про фактичні залишки товарів і тари записуються в інвентаризаційні описи (форма № Інв-3) в двох або трьох (при зміні матеріально відповідальних осіб) примірниках. Описи складаються окремі, по кожній матеріально відповідальній особі або за місцем зберігання цінностей (рис. 2).

Один примірник опису заповнює матеріально відповідальна особа, два інших - під копіювальний папір один з членів комісії. В процесі заповнення описів ведеться взаємна звірка кожної сторінки опису, у випадку помилки (розходження) проводиться перевірка цінностей.

В інвентаризаційних описах вказують прейскурантний номер чи артикул товару, найменування, ґатунок, кількість, ціну за одиницю і суму. По вагових товарах в тарі зазначають кількість місць, масу брутто і масу нетто.

Товари, що надійшли під час інвентаризації, матеріально відповідальні особи приймають в присутності інвентаризаційної комісії і заносять в окремий опис "Товари, що надійшли під час інвентаризації". Товари, продані, оплачені покупцями і підготовлені до відправки, але до початку інвентаризації покупцями не вивезені, заносять до опису "Товари продані до інвентаризації, але не вивезені покупцями".

Підготовлені до відвантаження товари у відповідності з виписаними нарядами, але не оплачені покупцями і не вивезені до інвентаризації, при перевірці включаються до загального інвентаризаційного опису. Вони повинні бути розпакованими і записаними за фактичною наявністю, а не за супровідними документами. Одночасно за підписом голови інвентаризаційної комісії на всіх примірниках документів на відвантаження товарів робиться помітка про те, що ці товари включені до інвентаризаційного опису поряд з власними. Товари, прийняті (здані) на відповідальне зберігання, оформлюються інвентаризаційним описом (форма № Інв-5), а ті, що знаходяться в дорозі, - актом інвентаризації (форма № Інв-6). Якщо інвентаризація проводиться без матеріально відповідальних осіб (бригадира), а також після стихійного лиха, крадіжки та пограбування, то описи підписуються представником місцевого самоуправління, який включається у цих випадках до складу інвентаризаційної комісії.

Для підвищення відповідальності інвентаризаційних комісій за результати і якість своєї роботи на підприємствах проводяться контрольні інвентаризації. 

3. Інвентаризаційні різниці та їх узгодження

Робоча комісія зобов'язана повідомити управлінський орган про результати "зняття залишків" до відкриття складу, магазину тощо.

Інвентаризаційні описи передаються головою інвентаризаційної комісії: перший примірник - головному бухгалтеру або бухгалтеру, другий - матеріально відповідальній особі (бригадиру) під розписку на першому примірнику.

Отримавши описи, бухгалтер передає їх працівникам, які здійснюють контроль за цінами (товарознавцям, економістам по цінам). Останні перевіряють ціни та роблять про це відмітку (підпис) на кожній сторінці опису. Потім опис вручається бухгалтеру, який веде облік товарних та інших операцій в магазинах. Бухгалтер проводить докладну перевірку правильності таксування та всіх підрахунків, приведених в інвентаризаційних описах. Виявлені помилки в цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправлені та обговорені за підписами всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. На останній сторінці інвентаризаційного опису також повинні бути зроблені відмітки про перевірку цін, таксування та підрахунки підсумків за підписами осіб, що проводили цю перевірку.

Наявність товарів за даними бухгалтерського обліку бухгалтер фіксує на основі даних карток кількісно-сумового обліку, оборотної та сальдової відомості в залежності від способу ведення кількісного обліку (кількісно-сумового або оперативного бухгалтерсько-сальдового). Фактичні дані про наявність товарів проставляються із інвентаризаційного опису.

Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу повинна бути наступною .

При визначенні попереднього результату інвентаризації може бути виявлено наступне:

1)відповідність фактичних і бухгалтерських даних;

2)нестача - фактичний залишок менше облікового;

3)лишки - фактичний залишок більше облікового.

2-й та 3-й факти в бухгалтерському обліку отримали назву інвентаризаційних різниць. Під інвентаризаційними різницями слід розуміти розбіжності між даними про фактичну наявність та стан товарів, що виявлені після "зняття залишків" та даними бухгалтерського обліку/

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць залежить від характеру та причин виявлених лишків або нестач, втрат та псування товарів .

Згідно з даними таблиці 1 причиною виникнення негативних інвентаризаційних різниць є втрати. Під втратами слід розуміти частину раціонального і нераціонального використання товару чи продукції, результатом якого є кількісне зменшення маси або втрата споживчих властивостей товару чи продукції.

Товарні втрати - це виражені в грошовій формі втрати від кількісного зменшення маси товарів і погіршання їх якості в сфері обігу, що відбуваються в процесі транспортування, зберігання, підготовці до реалізації, переробці та реалізації.

Найбільш поширеною причиною виникнення нестач є природний убуток.

Природний убуток виникає внаслідок всихання, випаровування, розпилювання, вивітрювання, витікання тощо. Ці явища матеріально відповідальна особа не може передбачити, вони трапляються не з її вини, а внаслідок фізичних та хімічних властивостей товарів, умов їх зберігання та інших причин, що впливають на їх кількісні і якісні характеристики. Визначити заздалегідь розмір таких втрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після проведення інвентаризації цінностей і лише в тому випадку, коли фактичні залишки товарів менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку. Однак не для всіх товарів встановлені норми природного убутку. Так, при зберіганні майже вся промислова продукція, а також деякі продовольчі товари (консерви, пресерви) не мають природного убутку.

Списання нестач товарів, що утворились за рахунок природного убутку, може бути проведено за наявності наступних умов:

а) у разі виявлення нестач цінностей після проведення інвентаризації;

б) при наявності норм природного убутку на товари, яких не вистачає;

в) у випадку непричетності матеріально  відповідальної особи до утворення нестачі товарів.

Заборонено застосування норм природного убутку по продовольчих товарах при:

•     передачі, прийманні або відпуску товарів без зважування (одиничним рахунком або за трафаретом);

•     списанні внаслідок зачищення, кришення, псування, зниження якості товарів, завісу та ушкодження тари;

•     реалізації штучних товарів, а також товарів,  що надходять  на роздрібні торговельні підприємства у фасованому вигляді;

•     врахованими в обороті складу, але які фактично на складі не зберігаються (по транзитних операціях);

•     встановлених нормах відходів (при підготовці і продажу ковбас, м'ясо-копченостей, риби тощо).

За результатами проведеної інвентаризації може бути виявлене пересортування.

Під пересортуванням слід розуміти господарський факт, який є результатом руху товарів, виявлений при проведенні інвентаризації. Пересортуванням слід вважати лише виявлені факти нестачі і лишків товарів однієї товарної групи в тотожній кількості і у однієї матеріально відповідальної особи.

Рис. 9. Основні причини пересортування товарів і тари

У випадку, коли пересортування є результатом розкрадання або навмисної підміни більш цінних товарів менш цінними, та інших корисливих зловживань інвентаризаційна комісія не повинна здійснювати взаємне зарахування пересортування. Це можна з'ясувати лише на підставі письмових пояснень МВО про причини та умови їх виникнення.

У випадку виникнення пересортування з технічних, хімічних, фізичних чи біологічних причин, викликаних умовами приймання, зберігання і відпуску товарів, необхідно одержати висновок відповідних спеціалістів чи експертів, який є вирішальним при розв'язанні суперечок щодо можливості взаємного заліку виявлених лишків і нестач в результаті пересортування.

У випадку, коли при заліку нестач лишками по пересортуванню вартість товарів, виявлених в нестачі, вище вартості товарів, виявлених у лишку, ця різниця у вартості повинна бути віднесена на винних осіб.

Перевищення вартості товарів, виявлених в лишку, над вартістю відсутніх товарів, при пересортуванні відноситься на збільшення даних обліку відповідних товарів результатів фінансово-господарської діяльності.

Слід звернути увагу на можливі втрати товару від завісу тари. Товари повинні оприбутковуватися за чистою вагою. При оприбуткуванні деяких товарів (наприклад, повидло в бочках) масу нетто товарів визначають шляхом вирахування з маси брутто маси тари по маркуванню. Звільнену тару зважують після продажу товару. Може статися, що фактична маса тари більше по маркуванню внаслідок поглинання нею товару.

Різниця між фактичною масою тари після звільнення з-під товару та масою по маркуванню є завісом тари. Це означає, що товару продано менше, ніж оприбутковано. Так як це відбулося з об'єктивних причин, то суму завісу тари списують з матеріально відповідальної особи як надлишкове оприбуткований товар.

Завіс тари оформлюють спеціальним актом у встановлені терміни. При цьому на тарі роблять відмітку фарбою або хімічним олівцем із зазначенням дати та номера акту, щоб запобігти повторному актуванню однієї і тієї ж тари.

4. Документальне відображення результатів проведення інвентаризації

Для виявлення кінцевого результату інвентаризації по кількості та сумі складається порівняльна відомість (форма № Інв-19, 20), в якій відображаються результати інвентаризації в асортиментному розрізі. В ній передбачені графи для кількості та суми за наступними показниками: наявності товарів за даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризаційних описів; лишками та нестачами товарів; взаємному зарахуванню лишків та нестач в результаті пересортування; природного убутку-товарів; кінцевому результату інвентаризації (лишках та нестачах) з врахуванням природного убутку товарів та взаємного заліку 

В наш час застосовуються два способи складання порівняльних відомостей: по всіх без винятку товарах; по товарах, по яких виявлені нестачі або надлишки.

Перед встановленням кінцевого результату, бухгалтер повинен провести взаємний залік лишків та нестач, отриманих при переоцінці товарів, та розрахувати суму їх природного убутку. Залік лишків та нестач може бути допущений тільки у вигляді виключення за один і той же період, у однієї і тієї ж особи, товарів одного і того ж найменування та у відповідних кількостях. Залік може бути допущений по відношенню до однієї і тієї ж групи матеріальних цінностей, якщо цінності, що входять до її складу, є схожими по зовнішньому вигляду або запаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпаковки). Підсумки граф порівняльної відомості, де відображається взаємний залік лишків та нестач товарів як по кількості, так і по сумі, повинні співпадати.

Для виявлення результатів інвентаризації тари складається окрема порівняльна відомість так само, як і по товарах.

На підприємствах роздрібної торгівлі, де облік товарів ведеться тільки в сумовому (вартісному) виразі, результати інвентаризації оформлюють складанням акту (форма № Інв-21). В ньому зазначаються залишки цінностей в грошовому виразі (по товарних звітах), дані обліку по інвентаризаційному опису (фактичні дані). При цьому в графі "фактично" окремими рядками виділяються наявні кошти і товари. Сума грошових коштів складається з сумою товарів та співставляється з даними обліку по рядку "Товари". Результат від порівняння цих даних виноситься в графи "Лишки" або "Нестачі".

Не дивлячись на те, що облік тари в роздрібній торгівлі ведеться як по сумі, так і по кількості (на зворотній стороні товарного звіту), результат інвентаризації тари виводиться тільки по сумі. Сума тари в акті показується окремим рядком, де також порівнюються дані обліку з фактичними даними по інвентаризаційному опису та виводиться результат "Лишки" або "Нестачі". Потім підраховується загальний результат інвентаризації по товарах і тарі.

За порівняльними відомостями перевіряються:

•    правильність перекриття нестач лишками як пересортування майна;

•    обґрунтованість визначення і віднесення на відповідні рахунки сумових різниць, що виникають при зарахуванні пересортування;

•    законність застосування норм природного убутку;

•    наявність письмових рішень за результатами інвентаризації;

•    правильність відображення в бухгалтерському обліку нестач;

•    своєчасність та ефективність заходів по відшкодуванню заборгованості по присуджених нестачах цінностей, виявлених за минулі звітні періоди.

У порівняльних відомостях відображаються розбіжності між даними інвентаризаційних описів з показниками бухгалтерського обліку. Якщо за даними інвентаризаційних описів фактичний залишок цінностей перевищує, або є меншим за показник залишків за даними бухгалтерського обліку, то величина лишків відображається як в натурі, так і у вартісній оцінці. Вартість лишків та нестач товарів у порівняльних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах. Також визначаються суми, які повинні відшкодувати винні особи з метою повного відшкодування нестач.

Кінцевий результат інвентаризації після "зняття залишків" визначається в наступні терміни по підприємствах роздрібної торгівлі:

•    по палатках, павільйонах, кіосках - не пізніше одного дня;

•    по магазинах - не пізніше трьох днів;

•    по складах продовольчих товарів в роздрібній торгівлі - не пізніше п'яти днів;

•    по складах непродовольчих товарів в роздрібній торгівлі - не пізніше семи днів;

•    по інших підприємствах-від одного до п'яти днів.

При проведенні інвентаризації на вимогу слідчих органів кінцевий результат та затвердження протоколу комісії проводиться в найкоротші строки. Важливе значення має обґрунтування віднесення нестач до категорії дрібних чи великих. До дрібних відносяться нестачі, що відбулися у МВО вперше внаслідок недосвідченості, прорахунку та інших дій, які не містять ознак кримінального злочину. Віднесення сум таких нестач повинно проводитись за письмовим розпорядженням керівника підприємства. У такому випадку на працівника може бути покладено дисциплінарне стягнення з обов'язковим відшкодуванням нанесеного збитку на загальних підставах.

При нестачах, що є наслідком зловживань або халатного відношення до виконання службових обов'язків (приховання нестач, завищення цін на товари тощо), матеріально відповідальні особи одразу звільняються від зайнятих посад. Матеріали про такі нестачі повинні передаватись слідчим органам, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов. 

Контрольні питання:

1.     Що розуміють під інвентаризацією, які її основні види?

2.     Який порядок призначення і проведення інвентаризації товарів і тари?

3.     Яка звітність матеріально-відповідальних осіб за товари і тару в торгівлі?

4.     Який порядок складання та основні реквізити Товарного звіту?

5.     Які причини виникнення інвентаризаційних різниць?

6.     Як класифікуються товарні втрати?

7.     Які причини та результати зарахування пересортування товарі і тари?

8.     Який порядок виявлення і відображення результатів інвентаризації?

9.  В яких випадках проводиться переоцінка товарів та її документальне оформлення?